Cycle Club Helsinki ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

 

Laatimispäivä: 1.4.2022

Päivitetty: 18.1.2023

 

1. Rekisterinpitäjä

 

Cycle Club Helsinki ry. (myöhemmin: CCH)

Y-tunnus: 1712877-2

Maa: Suomi

Postiosoite: CCH, c/o Esko Lius, Olkitie 8, 00740 Helsinki

 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

 

Hanna Stammeier, hanna.stammeier@gmail.com, osoite tai puhelinnumero

 

3. Rekisterin nimi

 

CCH:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

 

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta CCH:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

• yhdistyksen järjestämässä toiminnassa turvallisuuteen liittyvien tilanteiden selvittäminen

• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

 

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta CCH:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai CCH:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on CCH:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

 

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

• Alaikäisen jäsenen osalta

  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen

  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Valokuva

• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

• Kilpailujen ja vastaavien tulokset

• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Laskuihin liittyvät tiedot

• Valokuva

• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• Nimi, titteli, yritys, yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa [Urheiluseura ry:lle]. Rekisteriin kerätään myös CCH:n järjestämissä ja/tai kansallisen liiton alaisissa muissa tapahtumissa kertyvää jäsenistön suorituksiin liittyvää tietoa. 

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

 

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksen tästä muodostaa tiettyjen tapahtumien suoritustiedot, jotka julkaistaan seuran verkkosivuilla osoitteessa cch.fi (esimerkiksi Pepen Tempon tuloslistat).

 

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

 

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

 

Rekisteri säilytetään fyysisten listojen osalta lukitussa tilassa ja digitaalisten listojen osalta salasanalla suojattuna. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

 

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kymmenen vuotta toimihenkilötehtävien päättymisen jälkeen. Näin CCH ry. pystyy esimerkiksi toimittamaan toimihenkilölleen työtodistuksen yhtä pitkään kuin on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. 

 

Yhdistyksen jäsenen henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on CCH ry:n jäsen. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta. Anonymisoidut jäseniin liittyvät tiedot voidaan säilyttää tämän jälkeenkin tilastollisia tarkoituksia varten. Kilpailujen ja vastaavien avointen tapahtumien ilmoittautumis- ja tulostietoja ei poisteta rekistereistä tämän jälkeenkään paitsi erikseen yksilöityjen pyyntöjen perusteella. 

 

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

 

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.